Om guiden Administrera studentuppsatser
Den här guiden är för dig som administrerar och publicerar studentuppsatser i DiVA.
Sök fram uppsats i DiVA
Logga in i DiVA med universitetskontot och lösenord A.
Välj sedan Publicera och listan visas med uppsatser som ska kontrolleras och publiceras.
Om uppsats saknas i listan
Om du inte ser en viss uppsats i listan så kontrollera först att den inte redan har publicerats i DiVA.
Kontakta annars biblioteket. Studenten kan ha glömt att ange rätt institution, program eller serie vilket gör att du inte kan se uppsatsen i din lista.
Hantering av listor
Du kan söka i Fritext på ex författare eller titelord. Sortering kan göras på registreringsdatum, författare, titel och år.
För att snabbt kunna se eventuella dubbletter vid ett större antal poster i listan kan du sortera antingen på författare eller titel.
Om du vill radera en en uppsats, ex en dubblett, klicka på det röda krysset.
Om en intern anmärkning lagts in i DiVA-posten så syns ett utropstecken till vänster om posten i listan. För pekaren över utropstecknet för att se anmärkningen.
Om registreringsformuläret
Vid fälten i formuläret finns det ett frågetecken.
Om du håller muspekaren över frågetecknet visas en hjälptext som förklarar fältet.
Du kan byta språk för DiVA-formuläret genom att klicka på knappen Language i övre högra hörnet.
De språk som finns att välja mellan är svenska, engelska och norska.
Obligatoriska uppgifter
De uppgifter som är obligatoriska är markerade med asterisk (*) i formuläret. Institutioner kan i sina instruktioner till studenterna bestämma att även andra uppgifter är obligatoriska, exempelvis serie.
Kontrollera uppgifter om uppsatsen
- Klicka på uppsatsen som du vill publicera
- Kontrollera att uppgifterna i formuläret stämmer med vad som står i fulltexten av uppsatsen.
Klicka på Fulltext för att öppna den bifogade filen. Finns till vänster i formuläret under Lägg till publikation.
Om filen inte går att öppna, fel fil är uppladdad eller fil saknas – kontakta studenten och be att få en ny PDF-fil skickad via e-post.
Studenten kan själv inte göra några ändringar efter registrering.
Klicka på Avbryt/Spara ändringar som finns i början eller slutet av sidan, och välj Spara.
Organisation
Här väljs institution eller enhet. Kontrollera att rätt institution är vald.
Om du ska ändra organisation; klicka på Välj organisation och sök eller bläddra fram korrekt institution med hjälp av knapparna märkta med plustecken (+) och minustecken (-) tills rätt institution hittas.
Organisation är inte en obligatorisk uppgift men kan anges som sådan i institutionens instruktion till studenterna.
Tillagd organisation kan tas bort med det röda krysset.
Samarbete
Eventuellt samarbete med företag eller annan extern organisation anges här.
Då det inte finns något neutralt läge bocka för Nej om det är sekretess.
Titel och eventuell undertitel anges.
Kolon läggs automatiskt till mellan Titel- och undertitel.
Språk för titel ska anges.
Om det önskas kan Alternativ titel anges.
Det kan ex vara titeln på ett annat språk.
Språk för alternativ titel anges.
År
Året då uppsatsen godkändes ska anges.
Sidor
Sidantalet är inte obligatoriskt men önskvärt om det anges.
Ange den sista numrerade sidan i uppsatsen. Inga bilagor behöver räknas med i antalet sidor.
Serie
Om uppsatsen ingår i en publikationsserie så väljs den i första hand i förvalslistan.
Uppsatsens nummer i serien anges.
Finns serien inte med i listan fylls uppgifterna i under Annan serie.
Identifikatorer
Om inte institutionen gett andra instruktioner så fylls inga uppgifter i.
Nationell ämneskategori
Om den ämneskategori som valts inte alls stämmer så kan du välja en annan genom att klicka på "Välj ämneskategori".
Sök i sökrutan eller klicka dig fram i ämnesträdet genom att använda plustecknet (+).
Tidigare valt ämne kan tas bort med det röda krysset.
Flera ämneskategorier kan väljas men det räcker med en.
Ta den som är närmast ämnet men det behöver inte vara exakt.
Ingår i projekt
Om uppsatsen ingår projekt anges det här.
Nyckelord
Nyckelord kan anges för att beskriva uppsatsen.
Nyckelorden separeras med kommatecken. Språk anges för nyckelorden.
Abstract
Det är den sammanfattningen som finns i början uppsatsen som ska fyllas i.
Om text klistras in från Word eller annat ordbehandlingsprogram kan oönskade formateringar följa med.
För att undvika detta kan du klicka på ikonen Klistra in som text 
och sedan klistra in abstract.
Kontrollera att det ser snyggt ut och att inga onödiga tecken kommit med.
Språk anges för sammanfattningen.
Fälten är inte inte nödvändiga att fylla i men det ökar intresset för uppsatsen.
OBS! Vid sekretess fyll inte i Abstract.
Handledare och examinator
Inte obligatoriska uppgifter men namnen på handledare och examinator kan anges.
ORCID behöver inte fyllas i.
Presentation
Fylls normalt inte i.
Kan användas för information som inte hör hemma i något annat fält
Fält för administratörer
Ses bara av administratörer med samma behörighet.
Syns aldrig för studenter eller publikt.
Intern anmärkning
Här kan interna anmärkningar läggas in.
Har du antecknat något här markeras det i publiceralistan som ett utropstecken.
Termin
Det kan användas för att tydliggöra vilken termin arbetet tillhör.
Till exempel kan en uppsats publiceras VT2015 men tillhöra uppsatskursen som gick HT2012.
Hantera filer
På sidan två av DiVA formuläret hanteras bifogade filer. Inställningarna som görs gäller endast den uppladdade filen.
Om ingen fil ska bifogas klicka på Fortsätt.
För att ändra inställningar för filen, klicka på ikonen Redigera filinformation 
För att dölja filen publikt välj Endast arkivering och klicka på spara.
Om filen ska döljas under en viss tidsperiod välj Gör fritt tillgänglig senare.
En redigeringsruta öppnas där du kan välja ett datum när filen ska synas.
Efter att datum valts klicka på spara.
Inställningen för sekretess gör av administratör.
För att ändra inställningar för filen klicka klicka på ikonen Redigera filinformation .
Om uppsatsen är sekretessbelagd välj Sekretess och ange diarienummer för beslutet.
Dokumentet med beslutet om sekretess behövs inte laddas upp.
Abstract och eventuellt nyckelord tas bort vid sekretess. Nej bockas för vid Samarbete.
OBS! På grund av en bugg i DiVA så behöver denna rutin följas:
Spara ner filen på din dator och ta sedan bort filen ur posten.
Ladda upp fil på nytt och i samband med detta ange sekretess och diarienummer.
När det finns behov av att dölja endast fulltexten av uppsatsen så kan den arkiveras. Då syns endast den information om uppsatsen som registrerats i DiVA-formuläret publikt. OBS! Den som önskar kan fortfarande begära att få en kopia av uppsatsen från institutionen då det är en offentlig handling.
Om filen innehåller uppgifter som inte ska/kan lämnas ut så måste först ett beslut tas om sekretess på institutionen. Då kan en begäran om att få en kopia av uppsatsen prövas innan filen lämnas ut. Endast uppgifterna i DiVA-formuläret syns publikt.
Om behov finns att dölja både filen och uppgifterna i DiVA-formuläret så kan allt döljas. Detta gäller exempelvis vid skyddad identitet och vissa avtal med företag. DiVA-posten med fil kan då endast ses internt i DiVA-systemet av administratörer med särskild behörighet.
Om filen inte går att öppna eller är felaktig kontakta studenten och be om att få en ny PDF-fil via e-post.
Studenten kan inte själv göra några redigeringar i DiVA posten.
Spara ned filen på din dator och klicka sedan på Ladda upp fler filer.
När filen är uppladdad bocka för Jag godkänner publiceringsvillkoret.
Ta bort den felaktiga filen genom att klicka på det röda krysset bredvid filen.
Granska och publicera
På sista sidan av formuläret kan du kontrollera att alla ifyllda uppgifter är korrekta.
Om du vill ändra något kan du antingen använda länken Ändra uppgifter eller klicka på Tillbaka för att komma bakåt i formuläret och göra förändringarna.
Om varken posten eller bifogad fil av något skäl, ex. krav från uppdragsgivare, får bli synligt publikt förrän efter ett visst datum.
väljer du Tillgänglig från. Ange specifikt datum via kalenderikonen.
Om du vill dölja posten och bifogad fil på obestämd tid väljer du Visas ej externt.
Om allt stämmer klicka på Publicera.
Ändra en publicerad uppsats
Du kan ändra i de uppsatser som du har administratörsrättigheter till.
- Logga in i DiVA med ditt universitetskonto och lösenord A.
- Välj Ändra/Radera post.
- Sök fram uppsatsen på fria sökord, författare, titel eller uppsatsens urn:nbn (t.ex. urn:nbn:se:uu:diva-9427).
För att få fram uppsatser som inte visas externt bockar du för Endast gömda publikationer.
Om du inte fyller i någon uppgift får du vid sökning fram samtliga uppsatser som du har behörighet att ändra.
En grön symbol till höger om uppsatsen betyder att det finns en fulltextfil bifogad.
- Klicka på uppsatsen för att öppna webbformuläret och genomför ändringarna.
- Fortsätt till steget Granska/Publicera och klicka på Godkänn.
Om du vill avpublicera uppsatsen dvs skicka tillbaka den till Publicera.
- Sök fram uppsatsen, klicka på posten.
- Gå till steget Granska/Publicera.
- Klicka på länken Avpublicera (längst ner under Tillgänglig från).
- Klicka på Godkänn.
Klicka på det röda krysset till höger om uppsatsen i listan och bekräfta att du vill radera den.
OBS! Uppsatsen tas därmed bort helt. Skulle du av misstag ha raderat en uppsats som ska finnas kvar kan den gå att återställa,
Kontakta i så fall Fråga biblioteket.
Ny uppsatsadministratör vid institution som arkiverar uppsatser i DiVA
För att bli DiVA-administratör vid en institution som arkiverar uppsatser i DiVA behövs ett godkännande från prefekt vid institutionen.
Kontakta biblioteket för att boka en introduktion och få hjälp med att komma igång. Meddela vem/vilka som ska bli DiVA-administratör(er) och vilket utbildningsprogram, ämne/kurs och eventuell serie ni vill lägga till i DiVA. Detta för att kunna tilldela rätt behörighet i systemet. Biblioteket kan också ordna så att DiVA-administratörer får ett e-postmeddelande när det har registrerats en ny uppsats.
För institution som ännu inte arkiverar uppsatser i DiVA
Institutioner kan välja att arkivera sina uppsatser digitalt i DiVA istället för att behöva spara papperskopior. Många institutioner publicerar och arkiverar redan uppsatser i DiVA. Det går även fortsättningsvis att välja att endast arkivera uppsatserna, men vi föreslår att man också publicerar dem i DiVA för att öka tillgängligheten till studentuppsatser vid Uppsala universitet.
Om en institution ska övergå till digital arkivering av uppsatser måste samtliga uppsatser läggas in i DiVA. Undantaget är sekretessbelagda uppsatser där det går bra att arkivera dem fortsatt i pappersformat, om så önskas.
Börja arkivera uppsatser i DiVA
För att publicera studentuppsatser i DiVA måste det finnas en DiVA-administratör vid institutionen som kontrollerar att uppsatsen är godkänd och sedan publicerar uppsatsen.
När institutionen har beslutat att gå över till digital arkivering måste ni först meddela detta till universitetsarkivet. Skicka e-post till registrator vid Uppsala universitet.
Kontakta sedan biblioteket för att få rätt administratörsbehörighet och en introduktion till DiVA.