Avhandlingsproduktion

Checklista Hur du använder mallen Tips och saker att komma ihåg   Komma igång Kom igång med mallen   Tillgänglighet Fyll i titel, författare och ange dokumentspråk  Använd format och layoutinställningar  Alternativtexter till bilder Använd tabellverktygen Kontrollera tillgängligheten i Word    UU mallens olika sidor   version 2021-06-24-001 Reviderad 2022-11-11

UU formatmallar Text - Normal, Normal (indented) and Normal (space) Rubriker Rubrik 1 - Not in TOC Rubrik 3, 4 och 5 Listor Citat Fotnotsreferens och fotnotstext Bildformat (Image format) Infoga beskrivning Tabell Cellformat Fotnotstext och fotnotreferenser i tabell Bibliografiska referenser

Gör så här: Visa flera sidor samtidigt Aktivera eller inaktivera visningen av formateringsmärken Infoga text från ett annat Word-dokument Kopiera text med formatmallen Normal Hur du använder formatmallarna Ta bort avstånd före Rubrik 3,4 och 5 Innehållsförteckning Listor Bildformat (Image format) Infoga bild Kopiera figurer (Word) Infoga tabell Infoga beskrivning (ex. figur eller tabell) Sid- och avsnittbrytningar Numrerad rubrik

 

---

version 2021-06-24-001
Reviderad 2022-11-11

Checklista

Hur du använder mallen

1. Innehållsförteckning: Vi rekommenderar att inte ändra den infogade innehållsförteckningen. För att uppdatera den befintliga versionen, högerklicka på fältet och välj ”uppdateringsfält” och välj sedan ”uppdatera hela tabellen”.
2. Format: Mallen du laddade ner har förformaterade format för brödtext, rubrik 1–5, citat, listor etc. Se till att du väljer ett format för varje brödtext, rubrik mm i din avhandling. Om du gör det blir det lätt senare att skapa en snygg layout när du är klar med att skriva. Att ange ett format för t.ex. rubrik 1, klicka eller markera en rubrik i din text, gå sedan till formatmallar och klicka på rubrik 1. Rubrik 1 har nu rätt storlek, rätt typsnitt och rätt avstånd före och efter.
3. Brödtext: Om du vill skriva med indrag, välj format “Normal (indented)”. Om du väljer att skriva med ett mellanslag mellan styckena använder du bara formatet "Normal (space)".
4. Bilder: Använd formatet ”infoga bild” - det är den enklaste metoden att placera bilder på rätt sätt. Bilder sparas som JPG och har en upplösning på 300 ppi i slutformatet. Om du är osäker kan du skicka bilden till oss så att vi kan kontrollera om den är lämplig för utskrift. Vem äger upphovsrätten till bilderna?
5. Figurer skapade i Powerpoint/Excel: Figurer som skapats i PowerPoint grupperas, kopieras och klistras in i Word-filen. Om det inte fungerar kan du försöka spara figuren som en PNG-fil och sedan placera den i Word-filen via "infoga bild". Figurer som skapats i Excel sparas som EMF-filer och placeras sedan i en Word-fil.
6. Tabeller: Tabeller skapas bäst i Word-filer. 

 

Tips och saker att komma ihåg

• Udda sidor i Word är högra sidor i den "riktiga" boken. Ett uppslag är därför från en jämn sida till en udda sida i Word.
• Använd Avsnittsbrytning med extrem försiktighet, för om du inte är försiktig kan sidnumrering, marginaler och sidstorlek ändras efter att du har lagt in ett avsnittsbrytning.
• Kapitelrubriker (rubrik 1 nivå) placeras alltid på en ny sida.
• Skriv med "visa dolda tecken" aktiverat (¶).

• Spara med ett nytt namn efter en skrivdag. Du kan till exempel lägga till ett nummer eller datum (t.ex. mythesis_2021-01-02).

• Spara en kopia av den senaste versionen på tre olika platser, ex dator, USB-minne och i molnet (t.ex. e-post, Google Drive eller iCloud).

---

version 2021-06-24-001

 

Komma igång

Detta är en ny förenklad mall för Word där alla makron har tagits bort. Mallen fungerar på alla versioner av Word.

Följ stegen nedan för att komma igång.

 

Kom igång med mallen

1. Gå till Ladda ner mallen

2. Ladda ner mallen för Word genom att högerklicka på länken UU Avhandlingsmall och spara filen till skrivbordet. Du kan också välja en mapp där du vill lagra mallen.

3. Dubbelklicka på mallfilen för att öppna den.

4. Klicka på Arkiv › Spara som › Bläddra. Namnge dokumentet och välj en plats där du vill lagra ditt avhandlingsdokument.

5. Klicka OK

6. Du kan nu börja formatera din text i mallen.

 

---

version 2021-06-24-001

 

UU mallens olika sidor

Marginaler

Överkant: 1,8 cm
Vänster: 2,25 cm
Höger: 2,25 cm
Nederkant: 2,2 cm

Sida 1: Titelsida (udda sidnummer) En sk dummy-sida och kommer att ersättas med en sida som laddats ner från din DiVA-post.	Sida 2: Abstrakt/spikblad sida (jämt sidnummer) sk dummy-sida och kommer att ersättas med sida som laddats ner från din DiVA-post.	Sida 3 & 4: Dedikationssida (udda sidnummer) + tom sida Dedikationsidans baksida ( sid 4) ska vara blank. Om du inte tänker ha en dedikation kan du ta bort båda dessa sidor.
Sida 5 & 6: Lista över artiklar (udda sidnummer) + tom sida Om du skriver en sammanläggningsavhandling, fyll i listan över dina artiklar / manuskript som kommer att ingå i din avhandling. Om du skriver en monografiavhandling, kan du ta bort dessa sidor.	Sida 7: Innehållsförteckning (udda sidnummer) En innehållsförteckning i Word baseras på rubrikerna i ditt dokument. Gör så här: Uppdatera innehållsförteckning	Sida 8: Förkortningar Detta är en frivillig sida och du kan ta bort den om du vill. Var dock noga med att inte ta bort avsnittssbrytningen efter på den sidan. Om funktionen "Visa dolda tecken" är aktiverat (¶), kommer du att se avsnittsbrytningen tydligt på den sidan.
Sida 9: Introduktion (udda sidnummer)  Här börjar det första kapitlet, detta är den första sidan med synlig sidnumrering och även den första sidan som ingår i innehållsförteckningen. Gör så här: Visa två sidor Visa flera sidor Visa en sida

 

---

version 2021-06-24-001

 

Hur du använder formatmallarna

Du kan se mallens alla format i formatgalleriet genom att öppna dialogruteprogrammet Formatmallar under fliken Start. Menyn innehåller alla format för rubrik, brödtext, listor, bilder och tabeller. När du använder ett format från formatlistan kommer texten att få rätt teckensnitt, storlek och utrymme ovanför och under texten. (länk till UU formatmallar?)

Gör så här: Hur du använder formatmallarna

 

Text - Normal, Normal (indented) and Normal (space)

Storlek: 11 pt
Radavstånd: (Minst) 13 pt 

Det finns tre format för brödtext: Normal, Normal (indented) och Normal (space). Storleken är 11 points (pt) och marginalerna är justerade med raka marginaler på både vänster och höger sida av texten.
Normal används endast för första stycket under en rubrik. När du trycker på Enter-tangenten för att skapa en ny rad efter en rubrik tillämpas denna stil automatiskt på den tomma raden. Observera att du inte ska lämna en tom rad efter en rubrik.
Normal (indented) är den normala brödtextstilen och bör användas för större delen av din text. När du trycker på Enter-tangenten för att skapa en ny rad efter antingen Normal eller Normal (indented) tillämpas denna stil automatiskt på den tomma raden. Observera att du bör undvika att lämna tomma rader mellan styckena.
Normal (space) ska användas efter figurtext, listor, citat, grafer, illustrationer, ekvationer och tabeller.

 

Rubriker

Formaten Rubrik 1-5 (Rubrik 1–5) är tillgängliga för rubriker och bör användas hierarkiskt. Du bör använda Rubrik 1 för kapitelrubriker; rubriken placeras automatiskt överst på en ny sida. Beroende på dina behov kanske det inte är nödvändigt att använda alla rubriknivåer i din text, ofta är tre eller fyra nivåer tillräckliga. Observera att du inte ska lämna en tom rad efter en rubrik. Observera också att rubrik 1 till 3 syns i innehållsförteckningen (TOC).

	Rubrik 1	Rubrik 2	Rubrik 3	Rubrik 4	Rubrik 5	Heading 1 - Not in TOC
Stil:	Normal	Normal	Normal	Fet	Kursiv	Normal
Storlek:	18 pt	15 pt	13 pt	11 pt	11 pt	18 pt
Radavstånd (minst):	20 pt	17 pt	15 pt	13 pt	13 pt	20 pt
Avstånd före:	0 pt	30 pt	20 pt	11 pt	11 pt	0 pt
Avstånd efter:	84 pt	5 pt	4 pt	2 pt	2 pt	84 pt

Rubrik 1 - Not in TOC

Rubrik 1 - Not in TOC är visuellt detsamma som en kapitelrubrik (rubrik 1), men kommer inte att ingå i innehållsförteckningen (TOC).

Ta bort avstånd före Rubrik 3,4 och 5 

Om du har en rubrik 3, 4 eller 5 som kommer direkt efter en högre rubriknivå kan du manuellt gå in och ta bort avståndet som finns kvar mellan dem.

Gör så här: Ta bort avstånd före Rubrik 3,4 och 5

 

Listor

Det finns fyra format för olika listor: Enkel lista (Simple list), Numerad lista, Romersk lista (Roman list) och Punktlista.

Gör så här: Skapa lista

Gör så här: Skapa avstånd Före listan 

Gör så här: Skapa avstånd Efter listan 

 

Citat

Citat (Quotes) som är längre än tre rader infogas vanligtvis som separata stycken istället för att använda citattecken. För att visuellt skilja citaten från brödtexten bör du använda formatet Citat (Quotes). Texten är indragen från vänster marginal; textstorleken är inställd på 10 points (pt) och ett avstånd före ovanför det citerade stycket. Observera, om citatet har mer än ett stycke, använd formatet Quotes (indented) för andra stycket. Använd Normal (space) på stycket efter citerade stycket för att slutföra separationen av citatet från brödtexten.

 

Fotnotsreferens och fotnotstext

Fotnotsreferens

Storlek: 9 pt
Effekt: Upphöjd
 

Fotnotstext

Storlek: 9 pt
Radavstånd (Exakt): 10 pt

 

Bildformat (Image format)

Image format centrerar figuren i stycket och lägger till avstånd före ovanför figuren. Du kan infoga en figur före eller efter att du har använt formatet Image format.

Gör så här: infoga figur 

 

Infoga beskrivning

Om du vill ha en beskrivning (ex. bildtext) till figurerna, tabellerna, ekvationer eller annat objekt

OBS: Bildtexter placeras alltid under figuren. Tabelltexter placeras alltid ovanför tabellen.

Gör så här: infoga beskrivning 

 

Tabell

Om du behöver infoga en tabell använder du Word-verktyg Infoga> tabell

Gör så här: infoga tabell 

 

Cellformat

Använd detta format för att formatera texterna inuti en tabell.

 

Fotnotstext och fotnotreferenser i tabell

Om du behöver infoga fotnoter i en tabell kan du använda formatet footnote text under table och footnote references in table för texten under tabellen respektive referenssymbolen i tabellen. Word tillämpar inte dessa automatiskt.

 

Bibliografiska referenser

Tillämpa formatet Reference list. Teckensnittsstorleken är inställd på 10 pt.

TIPS: Om du använder EndNote eller något annan referenshanteringssystem, bör du använda formatet Reference list i Word-mallen, efter att du har uppdaterat dina referenser.

OBS: Om du har en annan version av Word snarare än Word 2019 för Windows, kan layouten se lite annorlunda ut men principen är alltid densamma.

 

---

version 2021-06-24-001

Gör så här

Visa flera sidor samtidigt

När du skapar ditt dokument i Word kan det ibland vara bra att visa flera sidor på skärmen samtidigt, särskilt om du har en stor bildskärm. Om du ser flera sidor åt gången kan du få en känsla av hur din övergripande layout ser ut.

 

Gör så här: visa två sidor

1. Gå till Visa > Utskriftslayout
2. Placera markören i texten på den första sidan som du vill visa i flersidesvy
3. Klicka på "Flera sidor" i gruppen "Zooma". Som standard visas två sidor sida vid sida.

 

Gör så här: visa flera sidor

1. Gå till Visa > Utskriftslayout
2. Placera markören i texten på den första sidan som du vill visa i flersidesvy
3. Klicka på "Zooma" i gruppen "Zooma", verktyget/fönster Zooma öppnas
4. Välj "Flera sidor", klicka på ikonen under och välj antal sidor som ska visas (max 2x4 sidor)
5. Klicka på OK.

 

Gör så här: visa en sida

1. Gå till Visa > Utskriftslayout
2. Placera markören i texten på den första sidan som du vill visa
3. Klicka på "En sida" i gruppen "Zooma"

 

Aktivera eller inaktivera visningen av formateringsmärken

Knappen Visa / dölj aktiverar och inaktiverar dolda tecken som mellanslag, sid- och avsnittsbrytningar, styckemarkörer eller flikmarkeringar.

1. Gå till Start > Stycke
2. Knappen Visa / dölj  finns i gruppen "Stycke"
3. Klicka på Knappen Visa / dölj 

 

Infoga text från ett annat Word-dokument

För att göra de tillgängliga formaten enkla att tillämpa och undvika röran från andra kommandon i Word måste du alltid rensa alla format innan du klistrar in något i UU-mallen.

 

Kopiera text med formatmallen Normal

Om du har många fotnoter eller kursiverade ord fungerar det inte att Kopiera text och rensa textformatering, gör du det försvinner formateringen på alla dina fotnoter och kursiverade ord. Använd istället Kopiera text med formatmallen Normal. På detta sätt bibehåller du dina fotnoter och kursiverade ord.

 

Gör så här: Kopiera text med formatmallen Normal

Om du har många fotnoter eller kursiverade ord, kan du klistra in enligt guiden nedan.

1. Öppna Word-dokumentet som du ska kopiera din text ifrån
2. Markera all text
3. Gå till Start > Format
4. Öppna dialogruteprogrammet Formatmallar  i gruppen "Format"
5. Välj formatet Normal
6. Kopiera all text
7. Skapa ett Word-dokument av UU-mallen (Se Kom igång med mallen)
8. Klistra in din kopierade text i ditt nya dokument
9. Spara dokumentet
10. Det nya dokumentet är nu redo att formateras enligt UU-mallens formatmallar.

 

Gör så här: Rensa all textformatering

Du tar enkelt bort all formatering (t.ex. fet stil, understrykningar, kursiv stil, färg, upphöjd text och nedsänkt text) och återställer texten till dess standardformatering.

Windows - MacOS

 

Hur du använder formatmallarna

Du kan se mallens alla format i formatgalleriet genom att öppna dialogruteprogrammet Formatmallar under fliken Start. Menyn innehåller alla format för rubrik, brödtext, listor, bilder och tabeller. När du använder ett format från formatlistan kommer texten att få rätt teckensnitt, storlek och utrymme ovanför och under texten. (länk till UU formatmallar?)

1. Gå till Start > Format
2. Öppna dialogruteprogrammet Formatmallar  i gruppen "Format"
3. Placera markören i texten på den första sidan som du vill välja ett format för.
4. Klicka på det format i listan du vill applicera på din text (ex. Rubrik 1).
5. Texten är nu formaterad enligt det val du gjorde (ex. Rubrik 1).

 

Ta bort avstånd före Rubrik 3,4 och 5

Gör så här: Ta bort avstånd före Rubrik 3,4 och 5

1. Placera markören på rubriken du vill ändra (ex rubrik 3)
2. Gå till Start > Stycke
3. Öppna dialogrutan för styckeinställningar > Indrag och avstånd.
4. Under Avstånd, ändra värdet Före till noll (0).
5. Klicka på OK.

 

Innehållsförteckning

När du har formaterat din text uppdaterar du bara innehållsförteckningen. Det är att föredra att inte ändra manuellt i den infogade innehållsförteckningen. 

Om du har lagt till rubriker är det bäst att du uppdaterar hela tabellen, annars är det tillräckligt att uppdatera sidnummer.

Nedan visar två alternativ hur du kan uppdatera innehållsförteckningen.

Alternativ 1:

Gör så här: Uppdatera innehållsförteckning

1. Ställ markören i innehållsförteckningen
2. Högerklicka i ett fält
3. välj ”uppdatering fält”
4. välj sedan ”uppdatera hela tabellen”

 

Alternativ 2:

Gör så här: Uppdatera innehållsförteckning

1. Gå till Referenser > Uppdatera tabell.

2. Välj ett av följande alternativ:
3. Uppdatera endast sidnummer    Det här uppdaterar bara de sidor där rubrikerna är på och ignorerar eventuella ändringar av rubriktexten.
4. Uppdatera hela tabellen    Det återspeglar eventuella uppdateringar av rubriktexten och eventuella sidändringar.
5. Välj OK.

Obs!: Manuellt skapad innehållsförteckning (som inte skapas automatiskt utifrån rubrikerna) kan inte uppdateras i Word. Du måste ange ändringarna manuellt i innehållsförteckningen.

Gör så här: Skapar ny innehållsförteckning

Windows - MacOS

 

Listor

Gör så här: Skapa lista

1. Markera alla textrader som ska ingå i listan du vill skapa.
2. Klicka på det listformat du vill använda (Enkel lista (utan punkter eller siffror), Numerad lista, Romersk lista och Punktlista)
3. Listan klar.

Gör så här: Skapa avstånd Före listan

1. Placera markören på den första raden i listan
2. Välj fliken Start, sedan Stycke och dialogrutan för styckeinställningar > Indrag och avstånd.
3. Under Avstånd, ändra värdet Före till 13 pt.
4. Klicka på OK.

Gör så här: Skapa avstånd Efter listan

Använd formatet Normal (space) på det första stycket efter listavsnitt.

 

Bildformat (Image format)

Image format centrerar figuren i stycket och lägger till avstånd före ovanför figuren. Du kan infoga en figur före eller efter att du har använt formatet Image format.

Före:

1. Placera markören på en ny tom rad.
2. I format listan väljer du Image format. Nu kan du se att markören är centrerad.
3. Infoga figuren.

Efter:

1. Markera den infogade figuren
2. I format listan väljer du Image format. Nu kan du se att att figuren är centrerad

 

Infoga bild

Gör så här: infoga bild

Windows - MacOS

 

Kopiera figurer (Word)

För att göra de tillgängliga formaten enkla att tillämpa och undvika röran från andra kommandon i Word måste du alltid rensa alla format innan du klistrar in något i mallen.

1. Välj den figur du vill kopiera.
2. Kopiera den valda figuren
3. Högerklicka och välj inklistringsalternativ "klistra in som bild" i ditt nya dokument (UU-mall)
4. Markera figuren och använd formatet "Image format"

 

Infoga tabell

Gör så här: infoga tabell

Windows - MacOS

 

Infoga beskrivning (ex. figur eller tabell)

Om du vill ha en beskrivning (ex. bildtext) till figurerna, tabellerna, ekvationer eller annat objekt

1. Högerklicka på bilden eller tabellen
2. Välj infoga beskrivning
3. I etikettlistan väljer du den etikett som bäst beskriver objektet, till exempel en figur (figure) eller tabell (table). Om listan inte innehåller den etikett du vill ha klickar du på Ny etikett, skriver den nya etiketten i rutan Etikett och klickar sedan på OK.
4. Skriv vilken text som helst, inklusive skiljetecken, som du vill ska visas efter etiketten.
5. Klicka på OK.
6. Ställ markören på raden för beskrivningen
7. Välj formatet "Caption" i formatlistan

Gör så här: infoga beskrivning

Windows - MacOS

 

Sid- och avsnittbrytningar

Sidbrytningar

I Word läggs en brytning till automatiskt i slutet av varje sida. Du kan också infoga en manuell sidbrytning om du vill påbörja en ny sida i dokumentet. Ex. om det finns en del av din text som du vill börja på nästa sida eller en tabell som ryms på en hel sida snarare än att tabellen delas upp på två sidor. Då kan du infoga en sidbrytning för att tvinga tabellen till en enda sida.

 

Avsnittsbrytningar

Du infogar avsnittsbrytningar när du vill ändra sidans layout, till exempel om du vill ha ett avsnitt med större marginaler eller om du vill ha sidor i liggande vy. Det är därför det finns en avsnittsbrytning efter sidan med förkortningar (Abbreviation’s). Alla sidor före avsnittsbrytningen har inga sidnummer, men efter avsnittssbrytningen börjar sidnumren (på sidan Introduktion).

Tips: Om Word oväntat placerar en ny sida i dokumentet kan det bero på en sidbrytning. Om du vill visa sidbrytningar så att du kan se dem eller om du behöver markera och ta bort dem går du till Start> Visa / dölj -ikonen.

 

Gör så här: Använd sidbrytningar

Windows - MacOS
 

Gör så här: Använd avsnittsbrytning

Windows - MacOS 

 

Gör så här: Använd avsnittavbrott för att ändra layout eller formatering i ett avsnitt i ditt dokument

Ändra sidorientering till liggande eller stående

Använda avsnittsbrytningar för att ändra layout eller formatera ett avsnitt i dokumentet

 

Numrerad rubrik

Du kan numrera rubriker så att rubriker på toppnivå (rubrik 1) är numrerade till exempel 1, 2, 3 och rubriker på andra nivå (rubrik 2) är numrerade 1.1, 1.2, 1.3 och så vidare.

Gör så här: Använd numrerade rubriker (1 rubrik 1 (1 Rubrik 1))

1. Öppna ditt dokument och välj den första rubriken med formatering Rubrik 1 (ex. Introduction).
2. Välj fliken Start
3. Välj flernivålista i gruppen "Stycke".
4. Välj numreringsstilen "1 Rubrik 1" under Listbiblioteket som du vill använda i ditt dokument.

OBS: Om du har en annan version av Word än Word 2019 för Windows kan det se lite annorlunda ut men principen är densamma.

Dessa videoinstruktioner är för doktorander som tänker använda vår nya avhandlingsmall för Word och vill veta hur du använder den. Textning finns på engelska. Textning på svenska kommer under hösten.

 

Part 1:

 

Part 2: How to use the Text styles in the UU Thesis template

 

Part 3: Inserting figures and tables in the UU Thesis template

 

Part 4: Using Page breaks and Section breaks in the UU Thesis template

 

Part 5: Using Numbered headings in the UU Thesis template

 

Part 6: Accessability

 

---