Avhandlingsstöd

Fyll i titel, författare och ange dokumentspråk

Gör dina texter tillgängliga

För att göra dina texter tillgängliga även för personer med funktionsnedsättning ska de PDF:er vi laddar upp i DiVA vara tillgänglighetsanpassade.
Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service gäller sedan den 1/1 2019 och innebär bland annat att PDF:er ska vara läsbara med hjälp av till exempel elektroniska uppläsningsverktyg. Följ instruktionerna nedan om hur du gör för att tillgänglighetsanpassa dokument.

Att använda avhandlingsmallen är en bra början. Nedan länkar vi till några andra viktiga saker som du måste göra.

 


 

Fyll i titel, författare och ange dokumentspråk

 

Fyll i titel och författare

För att uppfylla den nya tillgänglighetslagen behöver du ange titel och författare i ditt dokument.

PC (Word 2016 och 2019)
Klicka på Arkiv, välj Info i vänstra menyn. Välj Egenskaper/Avancerade egenskaper (till höger på skärmen). Fyll i titel (rubrik) och författare.

 

Mac (Word 2016 och 2019)
Klicka på Arkiv, välj Egenskaper (längs ner i rullgardinen) och välj Sammanfattning. Fyll i titel och författare.

 

Identifiera dokumentspråk

För att skärmläsare ska kunna läsa dokumentet med rätt språkfokus måste språket anges i dokumentet. I Word kan du markera "Identifiera språk automatiskt", vilket betyder att det automatiskt är korrekt.

Så här ställer du in dokumentspråket i Word (Både Mac och PC)
Gå till fliken Granska och klicka på Språk. Ange redigeringsspråk.

 


 

Använd format och layoutinställningar

För att uppfylla den nya tillgänglighetslagen är det viktigt att du använder formatmallar till all text i dokumentet.
Vi rekommenderar att du använder avhandlingsmallen som du hittar här: https://libguides.ub.uu.se/avhandling/mallar

Om vår äldre avhandlingsmall är installerad hittar du formaten du behöver i verktygsfältet som finns under fliken UU.
Med den nya avhandlingsmallen (fr.o.m. augusti 2021) hittar du formatmallarna genom att följa instruktionerna nedan.

PC: Gå till fliken Start. Klicka på den lilla pilen i nedre högra hörnet av Format-fönstret.

Mac: Gå till fliken Start. Klicka på Formatfönster, uppe till höger.

Kontrollera alltid om dokumentet har tomma rader genom att klicka på symbolen Visa/dölj formateringsmarkeringar (¶) under fliken Start. Om du har tomma rader, ta bort dem. Efter t.ex. bildtexter, tabeller och citat eller om du vill ha luft mellan två stycken, använd formatet Standard med luft eller Normal (space) istället för Enter-slag.

I våra instruktionsfilmer får du mer information om hur du jobbar med formatmallar. (Länk till instruktionsfilmerna)

 


 

Alternativtexter till bilder

En alternativtext ska beskriva bilden relativt kortfattat, sikta på maximalt 125 tecken. Hur detaljerad du ska vara beror på hur viktig bilden är. Du ska fokusera främst på dem som inte kan se bilden.

Skriv gärna vilken typ av bild det är som till exempel foto eller illustration. Avsluta med punkt, det ger en behaglig paus för den som får det uppläst av skärmläsare.

 

PC (Word 2016)


Klicka på bilden, därefter högerklicka. Välj Formatera bild ... från listan som dyker upp.
Välj symbolen för Layout och egenskaper. Välj sedan Alternativ text.
Här kan du lägga till din alternativtext under Beskrivning.

 

PC (Word 2019)


Klicka på bilden, därefter högerklicka. Välj Redigera alternativtext från listan som dyker upp.
Ett fönster dyker upp där du kan lägga till din alternativtext.

Om Redigera alternativtext inte finns i listan som dyker upp, välj Bild.
Välj fliken Alternativ text. Här kan du lägga till din alternativtext.

 

Mac (Word 2016)


Klicka på bilden, därefter högerklicka. Välj Formatera bild från listan som dyker upp.
Välj symbolen för Layout och egenskaper. Välj sedan Alternativ text. Här kan du lägga till din alternativtext.

 

Mac (Word 2019)


Klicka på bilden, därefter högerklicka. Välj Redigera alternativtext från listan som dyker upp.
Lägg in din alternativtext i fönstret som dyker upp.
 

 

Så här gör du för att tagga bilder som dekorativa

Bilder som inte har någon mening i texten ska taggas som dekorativa. De blir då uppmärkta som artefakter, kommer inte med i taggstrukturen och ignoreras av skärmläsare. Detta är tyvärr inte möjligt att göra i Word-version 2016 eller äldre. I nyare versioner av Word görs detta i samma fönster som för alternativtexten där det finns en ruta man kryssar i Markera som dekorativ. Högerklicka alltså på bilden och välj Redigera alternativtext.

 


 

Använd tabellverktygen

Försök att hålla tabeller enkla, helst med endast en nivå av rad- respektive kolumnrubriker. Om tabellen är komplex, fundera på om du kan dela upp den i flera mindre tabeller. Använd ett tabellformat med bra läsbarhet som tydligt avgränsar rader och kolumner med streck eller färg. Rubriker kan formateras med fet stil eller större teckenstorlek.

 

Identifiera tabellrubrikerna

PC: Markera tabellen och välj fliken Design (fliken visas enbart om du markerar tabellen).
Mac: Markera tabellen och välj fliken Tabelldesign (fliken visas enbart om du markerar tabellen).

  • Har tabellen både kolumnrubriker och radrubriker, kryssa i Rubrikrad och Första kolumnen.
  • Har tabellen enbart kolumnrubriker, kryssa i Rubrikrad.
  • Har tabellen enbart radrubriker, kryssa i Första kolumnen.
  • Har tabellen kolumnrubriker och sträcker sig över flera sidor? Markera rubrikraden, högerklicka och gå in i Tabellegenskaper, välj fliken Rader och kryssa i Upprepa som rubrikrad högst upp på varje sida och klicka ur Dela rad över sidbrytning.

 

Lägg in tabellnamn och alternativtext i tabellegenskaperna

Högerklicka på tabellen, välj Tabellegenskaper och fliken Alternativtext.

  • Beskriv tabellen relativt kortfattat. Sikta på maximalt 125 tecken. Skriv gärna vilken typ av tabell det är. Hur detaljerad du ska vara beror på hur viktig tabellen är.
  • Fokusera främst på dem som inte kan se tabellen. 
  • Avsluta med punkt. Det ger en behaglig paus för den som får det uppläst av skärmläsare.

 


 

Kontrollera tillgängligheten i Word

Du kan själv kontrollera ditt dokument med Words tillgänglighetskontroll. Det du behöver hålla koll på är Tabeller, Bilder och Tomma rader.

Så här aktiverar du Words tillgänglighetskontroll:

För Windows (Word 2016 och 2019)
Klicka på fliken Arkiv. Välj Info i menyn och sedan Kontrollera dokument. Under rutan Felsök finns ett alternativ som heter Kontrollera tillgänglighet. Klicka på knappen så öppnas en vy på höger sida av dokumentet där varningar och fel i dokumentet visas.

För Mac (Word 2016 och 2019)
Klicka på fliken Granska och på knappen Kontrollera tillgänglighet.