Registrera, publicera och administrera i DiVA

Guide till att registrera och hantera poster i Uppsala universitets DiVA

Vid registrering av dataset, tänk på följande

Vissa forskningsdata innehåller konfidentiell information som inte bör inte publiceras. Det kan vara information som av juridiska, etiska eller kommersiella skäl inte bör spridas, exempelvis upphovsrättsskyddat material, personuppgifter, företagshemligheter eller säkerhetsklassad information.

Data som av olika skäl inte bör delas öppet kan ändå registreras och beskrivas i ett repositorium som DiVA. Man kan då även ange kontaktpersoner och de förutsättningar och villkor som finns för att få tillgång till data.

För att data ska vara förståeliga och återanvändbara för andra är det viktigt att även publicera tillhörande dokumentation, exempelvis uppgift om filstruktur, använda frågeformulär samt kod- och variabellistor. Bifoga gärna en README-fil som förklarar hur data samlats eller genererats och under vilka förutsättningar.

Väl beskrivna och dokumenterade data är en förutsättning för att uppfylla de så kallade FAIR-principerna.

Registrera dataset

  1. Logga in i DiVA
  2. Välj Lägg till publikation / Ladda upp filer
  3. Välj publikationstyp Dataset
  4. Klicka på Fortsätt
  5. Välj Skapa ett nytt dataset (om det redan finns en annan version, se fliken Registrera en version av ett redan registrerat dataset)
  6. Ange version, samt eventuella relationer till andra dataset eller publikationer i DiVA
  7. Registrera uppgifter om data
  8. Ladda upp filer och skicka in posten
  9. En registrerad post visas i det publika gränssnittet efter några minuter. Uppladdade filer måste granskas av en DiVA-administratör innan de blir publikt tillgängliga.

Om en annan version av ett dataset redan är registrerat i DiVA kan du söka fram det befintliga datasetet och kopiera alla metadata till den nya version som ska registreras:

  1. Logga in i DiVA
  2. Välj Lägg till publikation / Ladda upp filer
  3. Välj publikationstyp Dataset
  4. Klicka på Fortsätt
  5. Välj något av följande alternativ:
    • Är en ny version av
    • Är en tidigare version av
  6. Sök bland befintliga dataset och välj rätt post. Kopiera metadata från befintlig post till det nya dataset som ska beskrivas.
  7. I nästa steg kan du ange andra relationer till andra dataset eller till publikationer som hänvisar till det dataset som ska registreras.

Fyll i uppgifter

Obligatoriska fält för publikationstyp Dataset är: Upphovsman, Titel, År och Nationell ämneskategori.

Underkategori

Vid Underkategori kan man ange om det är befintliga aggregerade data eller primärdata.

Upphovsmän och medarbetare

Ange upphovsmän och medarbetare för de data som beskrivs.

Användar-ID

Ange respektive användar-ID i fälten för Lokalt användarid för samtliga upphovsmän och medarbetare vid UU. Användar-ID används för att koppla poster i DiVA till publikationslistor på profilsidor och på sidor på universitetets webbplats.

Du hittar användar-ID för en anställd vid UU på dennes profilsida på Medarbetarportalen.

Koppla personpost

Klicka på Koppla personpost för var och en av UU-upphovspersonerna, för att om möjligt infoga uppgifter om organisationstillhörighet automatiskt. Se till att du väljer rätt personpost.

Personposter i DiVA används för att koppla publikationer till rätt medarbetare vid Uppsala universitet. En personpost ger också överblick över information om författaren (såsom organisationstillhörighet) och dennes samlade utgivning under tiden som anställd vid lärosätet.

Mer information om personposter finns i guiden Hantera och redigera personposter.

Organisation

Lägg till rätt organisationstillhörighet för UU-författarna om det saknades i personposten. Öppna UU:s organisationsträd via knappen Välj organisation. Om någon organisatorisk enhet saknas i listan, kontakta biblioteket.

Om en upphovsman vid UU också har koppling till en annan organisation kan det anges detta i fältet Annan organisation. Det fältet används även för upphovsmän utanför UU.

Medarbetare

Dataset har tre roller för Medarbetare:

  • Datainsamlare: Person som har medverkat i att söka eller samla in data. Rollen kan exempelvis användas för medarbetare som intervjuat forskningspersoner eller varit ansvarig för att övervaka instrumentdata. 
  • Metadatagranskare: Person som granskat, förbättrat eller standardiserat metadata och tillhörande uppgifter. 
  • Dataförvaltare: Person som ansvarar för att upprätthålla den färdiga datamängden.

För upphovsmän och roller se även CRediT (Contributor Roles Taxonomy).

Titel

Välj en Titel som ger en kärnfull beskrivning av datasetet.

Nationell ämneskategori

Ange ämnet för datasetet så detaljerat som möjligt, det vill säga på minst tresiffrig (men helst femsiffrig) nivå. Sök eller bläddra fram ett ämne genom att klicka på Välj nationell ämneskategori.

Ämneskategorierna i DiVA används för att ämnesgruppera publikationer i den nationella söktjänsten SwePub, dit poster från DiVA och motsvarande lokala databaser vid svenska lärosäten hämtas.

Andra fält

Fälten Abstract och Anmärkning kan användas för ge en mer utförlig beskrivning. I fälten Geodata och Tidsperiod finns möjlighet att ange utsträckning i tid och rum för den aktuella datamängden.

Mer omfattande dokumentation av data kan laddas upp som separata filer, se Ladda upp filer nedan.

Om de data som beskrivs har primärpublicerats i ett annat repositorium, ange DOI-nummer eller URL-adress för datamängden i avsnittet Identifikatorer och gärna namn på repositorium i fältet Anmärkning.

Ladda upp filer

För att underlätta förståelse och återanvändning av data bör även dokumentationsfiler som kod- och variabel-listor samt readme-filer laddas upp. I fältet Beskrivning kan man kort redogöra för innehållet i respektive fil.

Om flera filer laddas upp är det viktigt att namnge filerna tydligt. Försöka att välja filnamn som speglar innehållet och som skiljer dokumentationsfiler från filer som innehåller data.

Ange om uppladdad fil ska publicera direkt, vid en viss tidpunkt eller om den bara ska arkiveras och inte vara publikt åtkomlig för nedladdning.

Ange filtyp. Om filformatet inte finns med i listan över de format stöds i DiVA kan man skapa en komprimerad fil (tar eller zip) istället.

Filer större än 1 GB måste laddas upp via URL (max 16 GB per fil), men filen och den mapp den är placerad i måste vara publikt tillgänglig.