Varje vecka importerar biblioteket publikationer med affiliering Uppsala universitet från databasen Web of Science till DiVA. Forskare själva, eller administratörer vid insitutionerna, ansvarar för att registrera alla forskningspublikationer med affiliering Uppsala universitet som inte finns i Web of Science.
För att undvika dubblettregistrering, börja med att söka i DiVA på publikationens titel. Du kan också göra en dubblettkontroll i samband med själva importen. Mer information om detta finns i Steg 3 i avsnittet "Importera – steg för steg" nedan.
Finns publikationen redan i DiVA kan du vid behov redigera den befintliga posten.
Ska du registrera en ny publikation? Välj i första hand att importera en referens som du har sparat ner från en databas eller tidskriftswebbplats. Två vanliga referensformat som kan importeras i DiVA är BibTex och RIS. Följ instruktionerna i avsnittet "Importera – steg för steg" längre ner på sidan.
Om import inte är möjlig, följ istället instruktionerna i guiden Registrera publikation. Du kan även följa den guiden om du vill hämta information om en tidskriftsartikel med hjälp av artikelns DOI.
Börja med att söka fram de publikationer du vill importera till DiVA, i exempelvis en databas, på förlagets webbplats eller i ett referenshanteringsprogram. För att kunna importeras till DiVA måste referenserna vara i något av följande format:
Ladda sedan upp filen och klicka på Importera.
Oavsett om du har importerat en eller flera publikationer hamnar de som utkast i en lista i spåret Importera uppgifter om publikation i DiVA. Detta i väntan på att du ska granska och registrera posterna. Det är alltså bara du som kan se dessa utkast.
Om någon publikation du har importerat redan finns registrerad i DiVA med DOI, PubMedID och/eller ISI markeras publikationen som en dubblett. Om du vill komplettera något i den redan registrerade posten kan du klicka på dubbletten, så får du möjlighet att göra ändringar i befintlig post.
Vill du inte ändra eller lägga till något i befintlig post, radera ditt utkast till dubblettpost i importeralistan (detta påverkar inte den redan registrerade posten).
För att publikationerna ska bli registrerade i DiVA måste du klicka på varje post, granska och komplettera den information som importerats till registreringsformuläret, och sedan skicka in.
Registreringsformuläret för en importerad referens består av tre sidor. På första sidan registreras detaljer om publikationen, och på andra sidan finns möjlighet att ladda upp filer (se Steg 4). Den tredje och sista sidan ger en översikt över den information som registrerats för aktuell publikation (se Steg 5).
När du har påbörjat granskningen av en post är det möjligt att längst upp på sidan klicka på Avbryt / Spara ändringar för att kunna återuppta granskningen senare. Då ligger posten kvar som utkast när du går in i spåret Importera uppgifter om publikation i DiVA.
Varje post behöver noga kontrolleras. Det är särskilt viktigt att följande information är korrekt:
Publikationstyp
Kontrollera att rätt publikationstyp (och eventuell underkategori) är vald. Vid behov kan du byta publikationstyp via knappen Ändra typ.
Användar-ID
Ange respektive användar-ID i fälten för Lokalt användarid för samtliga författare med koppling till Uppsala universitet. Fältet används för att koppla poster i DiVA till publikationslistor på profilsidor och webbsidor på universitetets webb.
Du hittar användar-ID för en anställd vid UU på dennes profilsida på Medarbetarportalen.
Koppla personpost
Klicka på Koppla personpost för var och en av UU-författarna, för att om möjligt infoga uppgifter om organisationstillhörighet automatiskt. Personposten kan dock innehålla historik över författarens tidigare organisationstillhörighet vid UU. Kontrollera därför om inaktuell organisatorisk enhet från personposten lagts till, och ta bort den.
Om någon UU-författare saknar personpost, men har ett användar-ID vid UU, kan du skapa en ny personpost. Mer information om detta finns i guiden Hantera och redigera personposter.
Organisation
Lägg till rätt organisationstillhörighet för UU-författarna om det saknades i personposten.
Bläddra i DiVAs organisationsträd via knappen Välj organisation. Ange åtminstone den institution vid UU som författaren har koppling till enligt publikationen. Om relevant kan du istället gå djupare i hierarkin och ange avdelning eller forskningsprogram. Då följer institution automatiskt med.
Saknas någon organisation i listan, kontakta biblioteket.
Om en UU-författare också har koppling till en annan organisation enligt publikationen, ska du ange detta i fältet Annan organisation.
Det är även möjligt att registrera publikationer från tiden då du var verksam vid annat lärosäte. I dessa fall ska du inte välja din nuvarande institution vid UU som organisationstillhörighet. Istället skriver du dåvarande tillhörighet i fältet Annan organisation, enligt det som står i publikationen.
Typ av innehåll
Ange om publikationen tillhör kategorin Refereegranskat, Övrigt vetenskapligt eller Övrig (populärvetenskap, debatt, mm.)
Nationell ämneskategori
Ange ämnet för publikationen så detaljerat som möjligt, det vill säga på minst tresiffrig (men helst femsiffrig) nivå. Sök eller bläddra fram ett ämne genom att klicka på Välj nationell ämneskategori, eller använd funktionen Förslag på nationell ämneskategori.
Abstract
Om publikationen har ett abstract, kontrollera att styckesindelningen ser bra ut samt att det inte finns några felaktiga tecken.
Se guiden Registrera publikation för ytterligare detaljer om de olika fälten i registreringsformuläret.
När du importerar referenser från andra databaser till DiVA är det frivilligt att bifoga fulltexten.
I DiVA kan du ladda upp fulltexter av alla typer av vetenskapliga publikationer – exempelvis tidskriftsartiklar, böcker och rapporter – och göra dem öppet tillgängliga. DiVA ger en säker långtidslagring med stabila länkar till publicerade fulltexter.
Innan du laddar upp fulltexten av en publikation som givits ut eller ska ges ut på förlag måste du kontrollera att förlaget tillåter detta. Material publicerat inom Uppsala universitet kan du vanligtvis ladda upp i DiVA, om inget särskilt avtal som förbjuder detta har skrivits.
Bifogade filer blir synliga först efter granskning, och under förutsättning att det inte finns några upphovsrättsliga hinder. Om det inte är möjligt att publicera filen öppet tillgängligt i DiVA, arkiveras den i posten.
På sidan Granska / Publicera gör du en sista kontroll av den information som registrerats för aktuell publikation. Klicka på Ändra uppgifter om du ser något som behöver läggas till eller ändras. Detta tar dig tillbaka till registreringsformulärets första sida.
När alla uppgifter i posten är korrekta, klicka på Skicka in.
Om du har importerat flera publikationer kommer du tillbaka till listan med utkast och kan granska nästa post.
Posten med information om publikationen blir synlig i DiVA:s söktjänst inom några minuter, med undantag för publikationstyperna studentuppsats, doktors- och licentiatavhandling. Det kan dröja upp till något dygn innan nya registreringar i DiVA visas på profil- och webbsidor.
De poster som publiceras omedelbart i samband med registrering, granskas av en bibliotekarie eller DiVA-administratör i efterhand. Du kan i DiVAs söktjänst se att en publikation genomgått granskning då det står "Bibliografiskt granskad" i posten.
Om du bifogade en fil som du önskar tillgängliggöra publikt, blir filen synlig först efter att den granskats av en DiVA-administratör vid biblioteket. Biblioteket tillgängliggör endast filer där det tydligt framgår att det är tillåtet enligt upphovsrätten. Om det inte är möjligt att publicera filen öppet tillgängligt i DiVA, kommer bibliotekarien att arkivera filen i posten.
Om du inte började med att kontrollera ifall de publikationer du ville importera redan är registrerade i DiVA, är det bra om du i efterhand undersöker om du råkat skapa dubblettposter. Dubblettkontrollen som beskrivs i Steg 3 kan bara hitta poster som har samma identifikator (DOI, PMID eller ISI) som en post du är på väg att importera. Redan registrerade poster kan ibland sakna identifikatorer.
Du kan göra en retroaktiv kontrollsökning efter dubbletter bland dina publikationer på följande sätt:
Om du råkat registrera en dubblettpost, ta bort den genom att klicka på krysset. Är du osäker på om det faktiskt är en dubblett, kontakta biblioteket.